Time Management: le 10 abilità indispensabili nel lavoro

Time Management

Il bene più prezioso di qualsiasi organizzazione sono le risorse umane.

Alcune aziende già da ora investono nel benessere e nella soddisfazione dei dipendenti ma non bisogna tralasciare di investire anche nella loro efficienza.

Al fine di garantire risultati migliori in minor tempo, i manager ed i loro collaboratori dovrebbero lavorare insieme per sfruttare al meglio l’orario di lavoro e riuscire ad ottenere un equilibrio maggiormente soddisfacente tra vita lavorativa e vita privata.

Il così detto 'Smart Work' sta sostituendo l’Hard Work: i collaboratori desiderano meno ore di lavoro ed il management desidera risultati migliori nonché una maggiore produttività.

Le loro aspettative si incontrano a “metà strada”, nel Time Management.

Per decenni, i guru della leadership e del management hanno sottolineato il significato di questo concetto, innumerevoli articoli e libri elencano una vasta gamma di tecniche e competenze necessarie per gestire il tempo.  

Vediamo se, di seguito, si riesce ad illustrare il concetto delle abilità di Time Management necessarie per costruire e far crescere un'organizzazione di successo.

Iniziamo col dire che la gestione del tempo in una qualsiasi organizzazione può essere paragonata ad una moneta con le sue due facce: il manager ed il collaboratore.

Iniziamo dal Manager: cosa può fare?

Delegare

Se ad un pesce viene assegnato il compito di andare in bicicletta, l'attività non verrà eseguita (simpatico vero?); allo stesso modo, se un compito è assegnato ad una persona inadatta a farlo, non solo non potrà essere portato a termine ma la persona stessa si sentirà demotivata.

È responsabilità del manager assicurarsi che il compito giusto sia delegato alla persona giusta: la regola vuole che i manager devono spiegare a fondo il compito, fornire indicazioni chiare e monitorare i progressi nonché fornire le risorse necessarie per raggiungere l'obiettivo assegnato.

Delegare in maniera corretta il lavoro è un buon metodo per raggiungere l'obiettivo prefissato, anche con maggiore efficienza.

Gestire le comunicazioni

Comunicare i dettagli corretti e completi è fondamentale e consente di risparmiare tempo.

I manager devono fornire con precisione i dettagli cruciali dell'attività e mantenere un canale di comunicazione aperto, ciò incoraggia la trasparenza ed è un modo ottimale per scambiare idee, risolvere conflitti e fugare dubbi, consentendo di portare a termine il lavoro nei tempi previsti o, addirittura in anticipo

Ridurre al minimo le distrazioni

Molte organizzazioni stanno ispirando il loro “modus operandi” all'atmosfera informale che si può ritrovare negli ambienti di lavoro di Google, ma non tutte hanno lo stesso successo nell'implementare la stessa cultura lavorativa, al contrario, finiscono per disorientare e distrarre chi lavora e ciò è un ostacolo nel raggiungere l'efficienza voluta.

Quanto su detto non implica che l'ambiente debba essere sterile e privo di qualsiasi contatto umano bensì la chiave, come sempre, è nell’equilibrio.

La libertà

Più che “liberta” si può parlare di “autonomia”, ovvero prendere decisioni e svolgere compiti in modo indipendente; chiaramente con “l’autonomia” arriva anche “la responsabilità” e ciò non solo aumenterà la produttività, ma consentirà anche di risparmiare tempo (basti pensare al tempo speso per ottenere permessi in ogni fase del processo lavorativo).

Ogni membro dello staff deve sentirsi apprezzato per ciò che apporta e valorizzato per il suo specifico insieme di competenze nonché deve vedersi conferiti compiti adeguati alle proprie competenze affinché li possa completare in modo efficace nel minor tempo possibile: così il manager potrà fidarsi dei propri collaboratori e dar loro l’autonomia lavorativa nel prendere decisioni rilevanti.

Insegna & Guida

I manager dovrebbero dare l'esempio ed i collaboratori dovrebbero guardare al management ed imparare facendone tesoro.

È responsabilità del manager trasferire le competenze organizzative e queste aiuteranno i collaboratori ad ottimizzare il tempo nonché ad ottenere una maggiore efficienza.

Il manager può utilizzare le proprie esperienze per formare i propri collaboratori, guidarli verso pratiche efficienti, fornire indicazioni precise sulle priorità e mantenere la chiarezza su questioni importanti.

Questo tipo di formazione costituisce una grande risorsa per quei collaboratori che non hanno mai beneficiato di un addestramento di Time Management ed inoltre.

Cosa possono fare i collaboratori?

Pianifica e crea priorità

I collaboratori devono ben focalizzare l’incarico ed il ruolo.

In base alle linee guida ed alle scadenze fornite dal manager, i collaboratori devono impostare la propria pianificazione e dare priorità al corretto svolgimento, per esempio utilizzando calendari online, gestione dei progetti, ecc.: il detto, "Se non si pianifica, si rischia di fallire" è sempre ben valido.

È necessario impostare obiettivi giornalieri, settimanali e mensili e suddividere l'obiettivo principale in micro-obiettivi gestibili.

Affinché i collaboratori possano migliorare la propria efficienza, dovrebbero valutare le responsabilità in base all'importanza e all'urgenza degli incarichi, affrontandoli e completandoli in ordine di priorità.

Decisioni basate sul tempo

Quando si decide in fretta e sotto pressione, non si ottengono sempre i risultati desiderati, al contrario, quando si è riusciti a gestire il proprio tempo in modo efficace, si riesce anche a valutare le proprie scelte ed a farne una stima approfondita utile per arrivare ad una decisione corretta.

Evitare rinvii ed interruzioni

Complici anche i nostri smartphone, è ben più facile distrarsi ai giorni d'oggi rispetto ai tempi dei nostri genitori e questo, di sicuro, non aiuta la produttività.

I collaboratori dovrebbero imparare a lavorare eliminando tutte le possibili distrazioni ed interruzioni che potrebbero distoglierli nella loro attività.

Alcuni esperti suggeriscono di affrontare i compiti più importanti all'inizio della giornata poiché è il momento in cui la nostra concentrazione è ai massimi livelli ed iniziamo il lavoro con una mente nuova e libera da pensieri.

Principio di Pareto

Prende il nome dall'economista Vilfredo Pareto e definisce la relazione ineguale tra input e output: secondo questo principio, l'80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi.

Sarebbe utile che i collaboratori mantenessero aggiornato un registro del loro lavoro e dei relativi risultati, con la possibilità operare un’autovalutazione dal punto di vista del principio di Pareto affinché possano migliorare le loro capacità di pianificazione e time management.  

Cura della salute

Parlare di “salute” vuol dire parlare di “benessere”.

Solo una persona in perfette condizioni di salute può offrire un buon lavoro e contribuire efficacemente all’andamento e crescita del team: è fondamentale che i collaboratori cerchino di mantenere perfetta la loro salute, in modo da offrire buone prestazioni e lavorare in modo efficiente.

Una persona malata impiegherà ben più tempo a completare una determinata attività rispetto a una persona in perfetta salute ed anche il management dovrebbe investire nella salute dei propri collaboratori costruendo, dove possibile, spazi per attività ricreative e creando consapevolezza.

Una gestione efficace del tempo può influire immensamente sulla produttività e sulla crescita di un'azienda; investire del tempo per sviluppare e addestrare in queste competenze si rivelerà un grande vantaggio per l'azienda.

I manager dovrebbero fornire ai loro collaboratori la giusta serie di strumenti e formazione per aiutarli a gestire bene il loro tempo, di contro i collaboratori dovrebbero fare la loro parte e tenere sotto controllo il loro lavoro e l'approccio verso il Time Management.

La sinergia di entrambi può traghettare un'impresa verso i massimi livelli.

Se hai bisogno di un consiglio o vuoi approfondire la tematica del Time Management o se vuoi ottimizzare il lavoro con strumenti digitali efficaci ed efficienti, lo staff di JooMa è a tua completa disposizione: contattaci… non pungiamo!

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